Guide à l'intention des comités de sélection

Avant-propos

Ce guide s'adresse aux membres des comités de sélection des bourses postdoctorales Banting des trois organismes subventionnaires fédéraux : les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Il décrit le processus de sélection pour les membres et les présidents de ces comités ainsi que les politiques, les lignes directrices et les résultats attendus de chacune des étapes du processus d'évaluation.

Les membres des comités de sélection du Programme de bourses postdoctorales Banting sont choisis parmi les communautés universitaires canadiennes et internationales, et ils sont conscients du mandat, de la structure et des programmes des organismes subventionnaires fédéraux. Les nouveaux membres et ceux provenant d'autres secteurs peuvent se renseigner davantage sur les mandats des organismes subventionnaires fédéraux en consultant Choisir le bon organisme subventionnaire fédéral.

Bien que le Guide à l’intention des comités de sélection se veuille le plus complet possible, il se peut que les membres du comité de sélection aient encore des questions après en avoir fait la lecture. Les membres sont invités à transmettre toutes leurs questions à l’administrateur du programme chargé de leur comité de sélection.

Table des matières

1. Aperçu du Programme de bourses postdoctorales Banting

Annoncé dans le cadre du budget fédéral de 2010 et lancé officiellement le 6 juillet 2010, le Programme de bourses postdoctorales (BP) Banting vise à attirer et à retenir les meilleurs talents postdoctoraux, tant au niveau national qu’international, pour leur permettre de développer leur leur potentiel de leadership et de se positionner pour réussir comme chefs de file de demain en recherche, contribuant ainsi à l'essor économique, social et scientifique du Canada au fil d'une carrière axée sur la recherche. Les candidats canadiens et étrangers sont admissibles à la bourse postdoctorale Banting. Chaque bourse Banting a une valeur de 70 000 $ (imposable) par année pour deux ans.

Les candidats qui souhaitent demander une bourse Banting doivent le faire en étroite collaboration avec l'établissement d'accueil où ils veulent poursuivre leur formation postdoctorale. Vu le nombre restreint de bourses offertes dans le cadre du programme et des exigences des processus de demande et d'évaluation, les établissements ont été invités à être très sélectifs dans le choix des candidats qu'ils parrainent, puisque les bourses seront finalement accordées à un groupe de chercheurs prestigieux qui auront démontré leur excellence scientifique, leur leadership, et la synergie de leur programme avec les plans stratégiques de l'établissement. Le programme offrira des bourses prestigieuses à un maximum de 140 stagiaires internationaux et canadiens, et ce, en tout temps. Les bourses postdoctorales Banting doivent être entièrement utilisées à l'établissement qui a initialement appuyé la candidature.

Les 70 bourses postdoctorales Banting offertes chaque année sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux, la 70e bourse étant attribuée en rotation chaque année.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui est hébergé aux IRSC, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Rôles et responsabilités

2.1 Membres des comités de sélection

Responsabilités de tous les membres de comité :

Responsabilités des évaluateurs :

Responsabilités des lecteurs :

2.2 Présidents des comités de sélection

Les présidents des comités de sélection remplissent un rôle de surveillance important au sein des comités et fournissent des conseils au Secrétariat Vanier-Banting sur l'exécution du programme.

Durant la réunion du comité de sélection, le président du comité s'assure que les demandes sont évaluées de façon méthodique et complète, puis il remet les recommandations du comité au Secrétariat. Le processus d'évaluation doit garantir que tous les aspects importants d'une demande sont considérés à la lumière des critères de sélection. Le président est chargé de guider les membres du comité de manière à produire la meilleure évaluation possible et de veiller à l'uniformité et à l'égalité de l'approche employée durant la réunion.

Le président représente le comité auprès du Secrétariat pour toute question politique. Il doit notamment soumettre un rapport à l'organisme après la réunion et le présenter au comité directeur des programmes des trois organismes (PTO).

Le Secrétariat demande aux membres des comités de sélection de ne pas officiellement recommander des candidats au poste de président (c.-à-d. qu’aucune lettre de recommandation officielle n’est requise). Les suggestions informelles au sujet d'éventuels présidents devraient plutôt être transmises à l'administrateur du Programme de BP Banting.

2.3 Administrateur du programme

Les principales responsabilités de l'administrateur du Programme de BP Banting durant le concours sont notamment :

L'administrateur du programme n'est membre d'aucun comité et il n'a pas de droit de vote.

2.4 Directeur exécutif, gestionnaire et chef d'équipe

Les principales responsabilités du directeur exécutif, du gestionnaire et du chef d’équipe du Programme de BP Banting durant le concours sont notamment :

Communication de documents protégés

Tout au long du concours, le personnel du Secrétariat Vanier-Banting peut devoir fournir aux membres des comité de sélection des documents qui renferment des renseignements protégés. Dans la plupart des cas, ces documents seront mis à la disposition des membres dans les pages pertinentes de RechercheNet, le portail Web servant au dépôt des évaluations.

3. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation comporte les dix étapes suivantes, qui sont décrites plus en détail ci-dessous :

Avant la réunion du comité de sélection

Durant la réunion du comité de sélection

Après la réunion du comité de sélection

3.1 Avant la réunion du comité de sélection

3.1.1 Réception et assignation des demandes

Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit par l’entremise de RechercheNet les demandes, qui sont ensuite assignées aux membres des comités par l'administrateur du programme.

Le comité de sélection de chaque organisme est multidisciplinaire. En conséquence, les membres des comités sont appelés à évaluer et à attribuer des notes à des demandes portant sur différents domaines de recherche liés au mandat de l'organisme subventionnaire fédéral, y compris des domaines qui ne correspondent pas exactement aux domaines d’expertise des membres. Chaque demande est évaluée par deux membres du comité, l'un jouant le rôle d'évaluateur principal et l'autre, celui d'évaluateur secondaire.

L'administrateur du programme confie quelques-unes des demandes à chaque membre de comité en utilisant RechercheNet, le portail Web servant au dépôt des évaluations. Ce faisant, l'administrateur du programme s'efforce d'équilibrer la charge de travail entre les membres du comité en tenant compte des compétences linguistiques et des domaines d'expertise des membres ainsi que des conflits d’intérêts potentiels entre les membres et les demandes. Chaque membre du comité a la responsabilité d'évaluer les demandes qui lui ont été assignées.

Dès que l'assignation des demandes est complétée, les membres des comités auront accès à RechercheNet pour procéder à l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting qui leur ont été assignées. Les membres des comités recevront un courriel les informant que les demandes qui leur ont été assignées sont disponibles en ligne.

3.1.2 Détermination des conflits d’intérêts

Les membres des comités de sélection déterminent les conflits d'intérêts qu'ils pourraient avoir en rapport avec les demandes qui leur ont été assignées.

En utilisant RechercheNet, les membres sont invités à signaler toute situation de conflit d'intérêts potentiel en rapport avec l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. Une liste de conflits est fournie ci-dessous. Puisqu’elle n'est pas exhaustive, les évaluateurs devraient consulter les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d'intérêts, qui correspondent à la première tâche obligatoire dans RechercheNet. Si un membre s'estime incapable, pour une raison ou une autre, d'évaluer une demande qu'il avait initialement acceptée, il doit contacter immédiatement l'administrateur du programme, et la demande sera réassignée à un autre évaluateur.

Êtes-vous en situation de conflit d'intérêts avec un candidat?

Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d'intérêts lors de l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting. Les lignes directrices de ce genre ne peuvent prévoir toutes les situations, et les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres des comités pour repérer les conflits possibles. Comme on évalue et le candidat et l’environnement de recherche, un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d'une demande :

Lorsqu'une demande particulière place un membre d'un comité dans une situation de conflit d'intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce durant la réunion du comité de sélection avant le début des délibérations sur le dossier du candidat.

Il revient aux membres des comités de déclarer toute situation de conflit d'intérêts avant dévaluer une demande. Si les directives ne prévoient pas clairement une situation ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s'il existe un conflit d'intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de prendre une décision.

3.1.3 Notation préliminaire des demandes (par les évaluateurs)

Une fois les situations de conflit d'intérêts déterminées, les membres des comités peuvent commencer l'évaluation et la notation préliminaire des demandes qui leur ont été assignées. Ils doivent se servir de RechercheNet pour attribuer des notes préliminaires à toutes les demandes qui leur ont été assignées et afin de transmettre ces notes au Secrétariat Vanier-Banting avant la réunion du comité de sélection. Une date limite du dépôt sera communiquée aux membres des comités en temps opportun.

a) Introduction

Le processus d’évaluation est par définition subjectif. Les préjugés peuvent se manifester de diverses façons et se fonder, entre autres, sur un ou plusieurs des facteurs suivants :

Les évaluateurs sont mis en garde contre tout jugement d’une demande basée sur les facteurs susmentionnés et priés de faire constamment attention au danger de préjugé explicite ou implicite pouvant influencer le processus décisionnel.

Pour éviter les préjugés implicites liés à l’ordre alphabétique des demandes dans RechercheNet, les évaluateurs sont invités à afficher les demandes par numéro de demande en cliquant sur la colonne des numéros de demande.

Pouvons-nous améliorer l’équité et réduire les préjugés dans le processus d’évaluation?

Les trois organismes subventionnaires s’emploient activement à promouvoir l’équité et la diversité et à réduire les préjugés implicites dans leurs processus d’évaluation. À cette fin, le Secrétariat a dressé une liste à l’intention des membres des comités de sélection en ce qui concerne l’équité, la diversité et l’inclusion.

Nouveau en 2018-2019 : considérations pour l’évaluation de propositions de recherche en santé autochtone

Les candidats qui proposent de la recherche faisant participer des Autochtones ou ayant des répercussions sur eux doivent inclure le texte suivant (en gras) au début de leur résumé : « Cette recherche fait participer des Autochtones ». L’administrateur du programme de chaque comité de sélection (IRSC, CRSNG, CRSH) s’efforcera ensuite de formuler des recommandations pour s’assurer que le premier ou le second évaluateur pour ces candidatures possède l’expertise requise dans le domaine de la recherche autochtone. On s’attend à ce que tous les membres de comité à qui ces demandes sont assignées (l’évaluateur principal, l’évaluateur secondaire et, le cas échéant, le troisième lecteur) consultent et prennent en considération les lignes directrices prévues pour évaluer les demandes liées à la recherche autochtone. Ces lignes directrices, et d’autres considérations importantes, peuvent être consultées dans la nouvelle page Équité, diversité et inclusion.

La demande est-elle admissible à du soutien?

Le personnel du Secrétariat Vanier-Banting est responsable de la sélection de toutes les demandes par rapport aux critères d'admissibilité afin de s'assurer que le candidat soit admissible au programme. Les membres des comités sont invités à faire part de toute préoccupation ou question concernant l'admissibilité d'une demande à l'attention du personnel du Secrétariat mais doivent procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

Si un membre de comité juge que la recherche proposée va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes pour la conduite responsable de la recherche ou qu'elle soulève des préoccupations d'ordre éthique, le membre doit porter ses préoccupations à l'attention de l'administrateur du programme le plus tôt possible et procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

b) Critères de sélection

Les demandes sont évaluées et sélectionnées en fonction des trois critères suivants, qui reçoivent une pondération égale de la part des comités de sélection :

  1. Excellence et leadership du candidat dans le domaine de la recherche
  2. Qualité du programme de recherche proposé du candidat
  3. Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement

Remarque : Le Guide de présentation des demandes résume les étapes à franchir pour remplir et présenter une demande, et comprend des renseignements sur la façon dont chaque élément de la demande est lié aux critères de sélection. On s’attend aussi à ce que les membres de comité à qui des demandes sur la recherche autochtone ont été assignées consultent et prennent en considération les lignes directrices prévues pour évaluer les demandes liées à la recherche autochtone. Ces lignes directrices, et d’autres considérations importantes, peuvent être consultées dans la nouvelle page Équité, diversité et inclusion.

1. Excellence et leadership du candidat dans le domaine de la recherche : capacité manifeste d'exceller en recherche selon la feuille de route du candidat définie par la qualité de sa contribution à la recherche, et capacité manifeste de leadership dans le domaine de la recherche selon la sphère d'influence acquise par le candidat à ce jour.

La feuille de route du candidat en recherche et l'impact de ses activités à ce jour dans son domaine de compétence sont d'importants indicateurs de son potentiel comme futur chef de file en recherche. Les évaluateurs doivent tenir compte de la sphère d'influence du candidat par rapport aux autres, dans le continuum d'un impact croissant au niveau :

Dans l'évaluation de ce critère, la nature et le prestige de la bourse Banting ainsi que le stade et la nature de la carrière du candidat doivent être pris en considération.

L’évaluation du candidat doit tenir compte de tous les indicateurs d’excellence pour que les façons de travailler, les contributions, les engagements individuels et les variations dans les normes disciplinaires soient reconnus. Par exemple, la collaboration, l’esprit d’équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d’un personnel hautement compétent. Le sexe du candidat ne devrait pas avoir une incidence sur la façon dont chacune de ces contributions est jugée. Les articles écrits par un seul auteur ou par plusieurs auteurs suscitent les même attentes.

Les évaluateurs doivent évaluer l’excellence et la productivité en fonction de l’étape de la carrière du candidat, de l’équilibre travail-vie privée ainsi que d’autres circonstances particulières ayant pu occasionner des retards dans la recherche ou dans la diffusion des résultats (par exemple, les interruptions de la carrière pour congé parental ou soin des enfants qui ont eu des répercussions sur les dossiers de publication). Ces circonstances personnelles doivent être évaluées au cas par cas.

Dans le cas des professionnels de la santé, il y aurait lieu de tenir compte des normes de productivité en recherche par rapport à l’expérience et aux compétences du candidat, et les comparaisons avec les candidats ayant obtenu un doctorat devraient prendre en considération ces différences dans les normes. Dans le cas des candidats qui ont une expérience de travail pertinente, la productivité scientifique avant les études supérieures devrait entrer en ligne de compte.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

2. Qualité du programme de recherche proposé du candidat : potentiel du programme de recherche proposé, réalisé dans le milieu institutionnel proposé, de positionner le candidat pour qu'il ait un impact important au fil d'une carrière axée sur la recherche.

La contribution potentielle de la recherche proposée à l'avancement des connaissances dans le domaine dépend des facteurs suivants :

Les évaluateurs doivent se demander comment la combinaison de ces facteurs témoigne du potentiel d’impact important de la recherche proposée. Il faut également tenir compte de la faisabilité et de la nouveauté de la recherche.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

3. Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement :

Cela ne devrait pas constituer une évaluation de l'établissement en soi, mais plutôt de ce qui suit :

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

c) Notation préliminaire

Les membres doivent attribuer une note préliminaire (c.-à-d. une note accordée avant la réunion du comité de sélection et qui peut ou non correspondre à la note finale) de 0,1 à 9,0 (échelle en dixièmes seulement, 9,0 étant une note élevée et 0,1, une note faible) aux demandes qui leur sont assignées pour chacun des trois critères de sélection. Le site RechercheNet calculera automatiquement la note préliminaire globale attribuée à chaque demande en faisant la moyenne des notes données pour chaque critère par les évaluateurs principal et secondaire.

Afin d'aider les évaluateurs à départager les candidats très prometteurs et à utiliser toute l'échelle de notation, un système de catégorisation a été mis en place. Les évaluateurs doivent veiller à ce que les demandes qui leur sont confiées entrent dans chacune des trois catégories du tableau qui suit, en prenant soin de répartir les demandes en fonction des proportions indiquées, réservant le 20 % restant comme ils le jugent approprié afin de compenser pour un sous-ensemble relativement fort ou relativement faible de demandes :

Recommandation de financement Note Proportion
Recommandée 7,5 – 9,0 10 %
Pourrait être recommandée 5,1 – 7,4 50 %
Non recommandée 0,1 – 5,0 20 %

Il est fortement recommandé que les membres des comités évaluent plusieurs demandes avant de commencer à attribuer des notes préliminaires, ce qui leur donnera un cadre de référence adéquat pour la notation préliminaire de l'ensemble des demandes qui leur ont été assignées. Un chiffrier électronique sera fourni aux membres pour faciliter le travail de notation préliminaire et de catégorisation.

Pour que le système soit efficace, il est essentiel d'attribuer l'intervalle complet des notes comprises dans une catégorie. Ainsi, les évaluateurs doivent s’efforcer de départager les demandes au sein d’une catégorie donnée afin d’éviter qu’il y ait égalité.

Les notes préliminaires de l'évaluateur doivent être transmises au Secrétariat Vanier-Banting sur le site RechercheNet avant la réunion du comité de sélection. La date exacte du dépôt sera confirmée par l'administrateur du programme. Il est essentiel que cette date soit respectée, car avant d'avoir reçu toutes les notes préliminaires, le personnel du Secrétariat ne pourra pas déterminer quelles demandes seront évaluées à la réunion du comité de sélection ni lesquelles devront être évaluées par un troisième lecteur. Les membres des comités peuvent communiquer en tout temps avec le personnel du Secrétariat s'ils ont besoin d'aide durant la notation préliminaire des demandes.

Rappel : On s’attend à ce que les membres de comité à qui sont assignées des demandes portant sur la recherche autochtone consultent et prennent en considération les lignes directrices prévues pour évaluer les demandes liées à ce type de recherche. Ces lignes directrices, et d’autres considérations importantes, peuvent être consultées dans la nouvelle page Équité, diversité et inclusion. Les membres sont priés de lire les documents avant d’entreprendre le processus d’attribution des notes préliminaires.

3.1.4 Classement préliminaire des demandes et désignation des troisièmes lecteurs

Lorsque toutes les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire ont été reçues, l’administrateur du programme calcule la moyenne des notes préliminaires globales des deux évaluateurs et classe les demandes, selon un ordre décroissant.

L’administrateur du programme relève les demandes où il y a un écart de 2,0 points ou plus entre les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire et où l’une des notes préliminaires est plus élevée que la note globale attribuée à la demande située au 24e rang. (Le nombre exact de demandes ayant obtenu des notes très divergentes dépendra du nombre d’écarts.)

L’administrateur du programme fournit ensuite au comité de sélection la liste de classement préliminaire de toutes les demandes, en prenant soin d’indiquer celles qui devront faire l’objet de discussions à la réunion, à savoir :

Cette liste préliminaire ne donnera pas les notes préliminaires accordées aux demandes.

Sur réception de cette liste, les membres du comité devront identifier rapidement les autres demandes qui devraient, selon eux, faire l’objet de discussions à la réunion. L’identification de demandes additionnelles est facultative et devrait se faire de manière réfléchie pour que seules les meilleures demandes et les demandes les plus litigieuses soient abordées. (Remarque : Seul l’évaluateur principal ou secondaire peut signaler une demande donnée.)

L’administrateur du programme confie ensuite au troisième lecteur le soin d’évaluer les ensembles de demandes qui suivent :

3.1.5 Notation préliminaire des demandes (par les lecteurs)

Le troisième lecteur est responsable de l’évaluation et de la notation préliminaire des demandes qui lui sont assignées. L’évaluation doit se fonder sur les mêmes trois critères, le même système de notation (c.-à-d. prise en compte de l’échelle; comparaison des demandes à celles évaluées à titre d’évaluateur principal ou secondaire) et les mêmes lignes directrices que ceux énoncés plus haut pour les évaluateurs principal et secondaire. Le troisième lecteur doit, toutefois, porter une attention particulière au troisième critère de sélection : Engagement de l’établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l’établissement.

Le troisième lecteur doit communiquer avec l’administrateur du programme du Secrétariat afin de divulguer tout conflit d’intérêts avec une demande qui lui a été confiée.

Le troisième lecteur doit soumettre ses notes préliminaires à l’administrateur du programme dans les délais prescrits par voie électronique. (La date limite précise sera confirmée par l’administrateur du programme).

Les notes préliminaires du troisième lecteur ne sont pas calculées dans la note globale des demandes. Elles offrent plutôt une piste supplémentaire pour éclairer la discussion lors de la réunion. On s’attend à ce que le lecteur soit prêt à fournir des commentaires pendant les délibérations du comité sur les forces et les faiblesses des demandes.

3.1.6 Liste de classement des demandes mise en jour à partir des notes préliminaires

Avant la réunion du comité de sélection à Ottawa, l’administrateur du programme du Secrétariat dresse une liste de classement des demandes mise à jour à partir des notes préliminaires—y compris les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire et, au besoin, du troisième lecteur—et met cette liste à la disposition des membres du comité de sélection. Cette liste fera l’objet de discussions à la réunion du comité de sélection et sera formée :

Aucune autre demande ne devrait être débattue à la réunion. Le nombre total de demandes qui feront l’objet de discussions dépendra du nombre de celles qui ont un trop grand écart et du nombre de demandes supplémentaires signalées par l’évaluateur principal ou secondaire.

3.2 Durant la réunion du comité de sélection

3.2.1 Réunion à Ottawa

Remarque : Les membres des comités doivent apporter à la réunion les notes personnelles qu'ils auront prises durant l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. Ces notes doivent être détruites de façon sécuritaire à la fin de la réunion.

Les membres se réunissent à Ottawa pour la réunion du comité de sélection. Les dates de la réunion sont fournies par l’administrateur du programme.

À la réunion, les demandes suivantes sont évaluées une par une, selon un ordre décroissant :

Le nombre total de demandes qui feront l’objet de discussions dépendra du nombre de celles qui ont un trop grand écart et du nombre de demandes supplémentaires signalées par les évaluateurs.

Voici les étapes suivies pour évaluer une demande durant la réunion :

  1. L'évaluateur principal résume oralement les forces et les faiblesses de la demande, en abordant chaque critère, un par un, ainsi que les points soulevés dans le rapport des trois répondants. Cette étape devrait prendre environ trois minutes.
  2. L’évaluateur secondaire formule des commentaires, au besoin, pour indiquer s’il est d’accord ou non avec l’analyse de l’évaluateur principal. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
  3. Le troisième lecteur ajoute ensuite, au besoin, tout ce qu’il juge nécessaire pour permettre au comité de faire son évaluation, en mettant l’accent sur le troisième critère de sélection (Engagement de l’établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l’établissement). Cette étape devrait prendre environ une minute.
  4. Les autres membres du comité de sélection peuvent faire des commentaires ou poser des questions, s’ils désirent des clarifications sur ce qui a été dit par les évaluateurs et le lecteur, ce qui peut mener à une discussion du comité.
  5. Le comité en vient à un consensus sur la note finale à attribuer à la demande en tenant compte des commentaires des évaluateurs principal et secondaire et du troisième lecteur. On s’attend à ce que le comité de sélection fasse consensus sur la note attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la note finale attribuée à la demande. Remarque : Pour être admissibles à du financement, les candidats doivent obtenir une note moyenne d'au moins 5,1 pour chacun des trois critères.
  6. Lorsque toutes les demandes ont été débattues et ont reçu une note, le classement des demandes est passé en revue afin d’établir le seuil de qualité pour le financement (en dessous duquel les demandes seront jugées insatisfaisantes pour recevoir du financement dans l’éventualité où des fonds devenaient disponibles) et briser l’égalité dans les notes entre la demande au 23e rang —ou dans le cas du comité octroyant la 70e bourse, la demande au 24e rang—et les demandes atteignant le seuil de qualité.

Après le concours, la note finale attribuée à une demande par le comité pour chaque critère est mise à la disposition du candidat. Cela constitue une rétroaction aux candidats sur les forces et les faiblesses relatives de leur demande et sur leur classement relatif. Les membres du comité ne présentent pas de commentaires écrits sur des demandes individuelles.

Le classement final de toutes les demandes est présenté au comité directeur des PTO en vue d'obtenir son approbation.

Tout commentaire sur le processus de sélection devrait être porté à l'attention de l'administrateur de programme du comité.

3.2.2 Formulation des recommandations de financement

Le comité de sélection de chaque organisme produit son classement final et établit le seuil de qualité pour le financement.

Le classement final de toutes les demandes produit par le comité de chaque organisme, y compris le seuil de qualité pour le financement éventuel des bourses offertes à des remplaçants, est ensuite présenté au comité directeur des PTO pour obtenir son approbation.

Dans l’éventualité où le personnel du Secrétariat Vanier-Banting offre une bourse au candidat suivant (lorsqu’une bourse a été refusée par un autre candidat), celui-ci ne descendra pas sous le seuil de qualité établi par le comité de sélection.

L'approbation donnée par le comité directeur des PTO est suivie de l'octroi de 70 bourses postdoctorales Banting.

3.2.3 Discussion sur les politiques

À la fin de la réunion du comité de sélection, une fois que les recommandations du comité ont été formulées, les membres sont invités à prendre part à une discussion sur les politiques. Cette discussion permet de faire des commentaires sur la qualité des demandes évaluées, d'offrir des suggestions pour améliorer le processus d'évaluation et les politiques du programme, de signaler des besoins particuliers quant à la composition du comité, de discuter de la logistique du concours et des déplacements (y compris l'hébergement hôtelier), et de fournir une rétroaction sur les services administratifs offerts par le Secrétariat Vanier-Banting.

Remarque : Avant la réunion, les membres des comités sont invités à réfléchir au nom de personnes qui pourraient siéger à des comités dans l'avenir. Toute suggestion peut être communiquée à l'administrateur du programme.

3.3 Après la réunion du comité de sélection

3.3.1 Préparation et présentation du rapport du président du comité

Après la réunion, en consultation avec les membres du comité de sélection et le personnel du Secrétariat, le président prépare et soumet son rapport.

Le rapport sert à communiquer les recommandations du comité de sélection, ses commentaires et toute suggestion visant à apporter des améliorations au processus du concours et aux politiques du programme.

En plus de la liste montrant le classement final de toutes les demandes, ce rapport devrait renfermer, le cas échéant, des commentaires sur les aspects suivants :

Le rapport est présenté au comité directeur des PTO.

4. Politiques et lignes directrices

En plus des lignes directrices concernant les conflits d'intérêts énoncées dans la section précédente, les membres des comités de sélection sont priés de garder à l'esprit les politiques et les lignes directrices suivantes au moment d'évaluer les demandes.

4.1 Confidentialité des documents relatifs aux demandes

Après avoir accédé à RechercheNet, les utilisateurs seront invités à lire l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs et à accepter de s’y conformer. Ce document énonce les attentes et les exigences des trois organismes subventionnaires.

Les documents relatifs aux demandes sont remis aux membres des comités en toute confidentialité et doivent être utilisés uniquement à des fins d'évaluation. Ces documents doivent aussi être conservés en lieu sûr. Par exemple, les membres de comité doivent éviter de sauvegarder des documents confidentiels sur des réseaux partagés et/ou sur des services cloud. En outre, les documents dont un membre du comité n'a plus besoin doivent être détruits de façon sécuritaire (c.-à-d. déchiquetés). Les cartables, les dossiers, les notes personnelles et les évaluations doivent être remis au personnel du Secrétariat Vanier-Banting à la fin de la réunion. Si, après le concours, le Secrétariat a besoin de l’aide des membres de comité pour un complément d'information sur un dossier en particulier, ces derniers recevront une nouvelle copie des documents pertinents.

4.2 Confidentialité des recommandations

Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le comité directeur des PTO, qui peut les modifier pour des raisons de budget, d'erreurs administratives ou de non-conformité au programme et aux politiques de l'organisme subventionnaire.

Tous les sujets traités durant les réunions ou les téléconférences du comité de sélection sont confidentiels. La responsabilité d'informer les candidats des résultats des délibérations du comité revient au Secrétariat Vanier-Banting, une fois que le comité directeur des PTO a donné son approbation officielle.

Les demandes sont confidentielles et ne doivent pas faire l'objet de discussions avec d'autres ou être divulguées. Toute communication de renseignements au candidat doit se faire par l'entremise du Secrétariat.

Les résultats du concours ne peuvent pas être dévoilés par les membres du comité avant l'annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat ou un représentant d'un établissement approche un membre du comité au sujet d'une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser d'en discuter et orienter la personne vers le Secrétariat. Le personnel de l'organisme assurera la liaison entre le comité de sélection de bourses postdoctorales Banting et le candidat.

4.3 Loi sur la protection des renseignements personnels

Selon la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les candidats doivent être utilisés seulement pour évaluer les demandes et prendre les décisions relatives au financement. Il est illégal de divulguer ou d'utiliser ces renseignements pour toute autre raison.

Les renseignements personnels demandés à cette fin doivent être recueillis directement auprès de la personne concernée. Ils peuvent provenir d'autres sources seulement dans le cadre du processus d'évaluation officiel. Pour cette raison, le comité de sélection de bourses postdoctorales Banting ne doit pas se servir ni même tenir compte des renseignements au sujet d'un candidat qui ont été obtenus indépendamment.

Étant donné le grand nombre de demandes, les membres des comités de sélection ne seront pas tenus de fournir des évaluations écrites pour chaque demande individuelle. Les candidats ont un droit d'accès à l'information conservée par le Secrétariat Vanier-Banting concernant leur demande, mais ils n'ont pas le droit de connaître le nom de personnes qui ont évalué la demande.

La composition des comités de sélection sera affichée sur le présent site Web environ 60 jours après l'annonce des décisions relatives au financement.

Il est important que les membres des comités se conforment rigoureusement aux lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

4.4 Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités des organismes subventionnaires fédéraux sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi a pour objet de donner effet au principe suivant : le droit de tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, à l’égalité des chances d’épanouissement et à la prise de mesures visant à la satisfaction de leurs besoins, indépendamment des considérations fondées sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l'état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée. Une distinction fondée sur la grossesse ou l'accouchement est réputée être fondée sur le sexe.

4.5 Langues officielles

Comme tous les organismes fédéraux, les organismes subventionnaires fédéraux jouent un rôle important dans l’application de la Loi sur les langues officielles. Les organismes sont notamment tenus de veiller à ce que :

Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s'assurer que leurs comités et leur personnel soient pleinement informés de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles, en remettant aux employés et aux membres des comités de sélection de la documentation à ce sujet et en joignant des lignes directrices pertinentes dans les instructions destinées aux comités de sélection.

Conformément à leur offre active de services bilingues, le Secrétariat Vanier-Banting s'efforcera de nommer autant que possible à leurs comités de sélection des spécialistes possédant les compétences linguistiques requises.

Les comités de sélection doivent s'assurer que toutes les demandes soient pleinement évaluées (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l'effort à consacrer aux demandes de qualité inférieure), indépendamment de la langue officielle dans laquelle elles sont présentées. Dans certains cas, ils devront peut-être consulter le personnel du Secrétariat pour trouver des membres de comités de sélection de bourses postdoctorales Banting possédant les compétences linguistiques requises.

4.6 Considérations d'ordre éthique

Il est important que les membres des comités préviennent le personnel lorsqu'ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se présenter :

Si un membre a des préoccupations d'ordre éthique, il doit en discuter sans délai avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting afin de déterminer s'il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l'attribution de la bourse postdoctorale devrait être reportée jusqu'à ce qu'il ait été résolu. Pendant ce temps, l'évaluation des demandes devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

4.7 Conduite responsable de la recherche

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont articulé leurs attentes en matière d'intégrité scientifique dans un document intitulé Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Recherche

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat Vanier-Banting, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité à la politique en matière d'intégrité. Si, au cours du processus d'évaluation, les membres d'un comité jugent qu'une demande comporte un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire enquête. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation, ni être discutées en comité.

Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre du comité doit en aviser l'administrateur du programme le plus rapidement possible.

Processus d'évaluation et de sélection

Le Secrétariat Vanier-Banting s'attend à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans le déroulement du processus d'évaluation qu'ils gèrent. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche précise que les renseignements fournis par les candidats pour les besoins de l'évaluation et de la sélection ne peuvent pas être utilisés par les évaluateurs sans leur permission. De plus, les membres des comités doivent aviser l'organisme subventionnaire fédéral concerné s'ils se trouvent dans une situation de conflit d'intérêts, d'ordre financier ou autre, qui pourrait influencer la décision du Secrétariat de les laisser évaluer la demande en question. Si un membre d'un comité prend connaissance d'une situation qui ne respecte pas l'intégrité du processus d'évaluation, il doit en aviser immédiatement le personnel du Secrétariat.

5. Composition des comités de sélection

5.1 Processus de recrutement

Les organismes subventionnaires fédéraux demandent régulièrement aux universités, aux entreprises et aux gouvernements de leur proposer les noms de personnes qui pourraient siéger à leurs comités de sélection. Les anciens membres et les membres actuels des comités et le personnel du Secrétariat Vanier-Banting proposent aussi des personnes.

Le personnel du Secrétariat prépare la liste des candidats qui seront affectés à chaque comité sous réserve de l'approbation de l'administration du Secrétariat Vanier-Banting. Les présidents des comités sont habituellement choisis de façon similaire parmi les anciens membres ayant siégé à des comités pour un ou plusieurs concours.

5.2 Critères de sélection des membres

L'excellence universitaire et l'excellence en recherche constituent le plus important critère de sélection des membres des comités. La valeur du processus d'évaluation repose sur la crédibilité des membres des comités, et sur leur expertise et leur productivité reconnues dans leur domaine. Bien que chaque comité soit représentatif de la communauté qu'il sert, on ne s'attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. La composition des comités vise à assurer :

5.3 Durée du mandat

Une rotation des membres et le renouvellement de la composition des comités sont essentiels pour garantir le dynamisme des comités. La rotation des membres est critique puisqu’elle permet une représentation plus vaste des universités et des expertises complémentaires. Cependant, une certaine continuité dans le renouvellement des membres est aussi souhaitable puisque la présence de membres expérimentés au sein des comités permet d'assurer l'uniformité du processus de sélection et facilite la formation des nouveaux membres.

Les membres du comité de sélection n'y siègent habituellement pas plus de trois années consécutives. La prolongation d'un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Tout membre ayant terminé son mandat de trois ans peut être nommé président pour une autre période de deux ans.

Dans des circonstances normales, environ le tiers des membres quittent leurs fonctions chaque année.

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