Guide à l'intention des comités de sélection

Avant-propos

Ce guide s'adresse aux membres des comités de sélection des bourses postdoctorales Banting des trois organismes subventionnaires fédéraux : les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Il décrit le processus de sélection pour les membres et les présidents de ces comités ainsi que les politiques, les lignes directrices et les résultats attendus de chacune des étapes du processus d'évaluation.

Les membres des comités de sélection du Programme de bourses postdoctorales Banting sont choisis parmi les communautés universitaires canadiennes et internationales, et ils sont conscients du mandat, de la structure et des programmes des organismes subventionnaires fédéraux. Les nouveaux membres et ceux provenant d'autres secteurs peuvent se renseigner davantage sur les mandats des organismes subventionnaires fédéraux en consultant Choisir le bon organisme subventionnaire fédéral.

Bien que nous ayons tenté de couvrir tous les sujets pertinents, vous aurez peut-être d'autres questions. Veuillez les soumettre à l'administrateur du programme chargé de votre comité de sélection.

Table des matières

1. Aperçu du Programme de bourses postdoctorales Banting

Annoncé dans le cadre du budget fédéral de 2010 et lancé officiellement le 6 juillet 2010, le Programme de bourses postdoctorales Banting vise à attirer et à retenir les meilleurs chercheurs postdoctoraux, tant au niveau national qu'international, pour leur permettre de développer leur potentiel de leadership et de se positionner pour réussir comme chefs de file de demain en recherche, contribuant ainsi à l'essor économique, social et scientifique du Canada au fil d'une carrière axée sur la recherche. Les candidats canadiens et étrangers sont admissibles à la Bourse postdoctorale Banting. Chaque bourse Banting a une valeur de 70 000 $ (imposable) par année pour deux ans.

Les candidats qui souhaitent demander une bourse Banting doivent le faire en étroite collaboration avec l'établissement d'accueil où ils veulent poursuivre leur formation postdoctorale. Vu le nombre restreint de bourses offertes dans le cadre du programme et des exigences des processus de demande et d'évaluation, les établissements ont été invités à être très sélectifs dans le choix des candidats qu'ils parrainent, puisque les bourses seront finalement accordées à un groupe de chercheurs d'élite qui auront démontré leur excellence scientifique, leur leadership, et la synergie de leur programme avec les plans stratégiques de l'établissement. Une fois déployé, le programme offrira ces bourses de recherche prestigieuses à 140 chercheurs canadiens et étrangers. Les bourses de recherche postdoctorales Banting doivent être entièrement utilisées à l'établissement qui a initialement appuyé la candidature.

Les 70 bourses postdoctorales Banting offertes chaque année sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux, la 70e bourse étant attribuée en rotation chaque année.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui partage les locaux des Instituts de recherche en santé du Canada, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Rôles et responsabilités

2.1 Membres des comités de sélection

Responsabilités des membres des comités :

Responsabilités des évaluateurs :

Responsabilités des lecteurs :

2.2 Présidents des comités de sélection

Les présidents des comités de sélection remplissent un rôle de surveillance important au sein des comités et fournissent des conseils au Secrétariat Vanier-Banting sur l'exécution du programme.

Durant la réunion du comité de sélection, le président du comité s'assure que les demandes soient évaluées de façon méthodique et complète, puis il remet les recommandations du comité au Secrétariat Vanier-Banting. Le processus d'évaluation doit garantir que tous les aspects importants d'une demande soient considérés à la lumière des critères de sélection. Le président est chargé de guider les membres du comité de manière à produire la meilleure évaluation possible et de veiller à l'uniformité et à l'égalité de l'approche employée durant la réunion.

Le président représente le comité auprès du Secrétariat Vanier-Banting pour toute question politique. Il doit notamment présenter un rapport à l'organisme et au comité directeur des programmes des trois organismes après la réunion.

Le Secrétariat demande aux membres des comités de sélection de ne pas officiellement recommander des candidats au poste de président. Les suggestions au sujet d'éventuels présidents devraient être transmises à l'administrateur du Programme de bourses postdoctorales Banting.

2.3 Administrateur du programme

Les principales responsabilités de l'administrateur du Programme de bourses postdoctorales Banting durant le concours, sont notamment :

L'administrateur du programme n'est membre d'aucun comité et il n'a pas de droit de vote.

2.4 Directeur exécutif, gestionnaire et chef d'équipe

Communication de documents protégés

Tout au long du concours, le personnel du Secrétariat peut devoir vous fournir des documents qui renferment des renseignements protégés. Dans la plupart des cas, ces documents seront mis à votre disposition dans les pages pertinentes de RechercheNet - le portail Web utilisé pour l'évaluation des demandes.

3. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation comporte les huit étapes suivantes, qui sont décrites plus en détail ci-dessous :

3.1 Avant la réunion

3.1.1 Réception et assignation des demandes

Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit les demandes qui sont ensuite assignées aux membres des comités par l'administrateur du programme.

Le comité de sélection de chaque organisme est un comité multidisciplinaire. En conséquence, les membres sont appelés à évaluer et à attribuer une note à des demandes portant sur différents domaines de recherche liés au mandat de l'organisme subventionnaire fédéral, y compris des domaines autres que le leur. Chaque demande sera évaluée par deux membres du comité, l'un jouant le rôle d'évaluateur principal et l'autre, celui d'évaluateur secondaire.

Une fois que le Secrétariat aura reçu les demandes, l'administrateur du programme en confiera quelques-unes à chaque membre de comité en utilisant RechercheNet– le portail Web servant au dépôt des évaluations. L'administrateur du programme s'efforcera d'équilibrer la charge de travail en tenant compte des conflits d'intérêts potentiels, des compétences linguistiques et des domaines d'expertise. Chaque membre du comité a la responsabilité d'évaluer les demandes qui lui ont été assignées.

Dès que l'assignation des demandes est complétée, les membres des comités auront accès à RechercheNet pour procéder à l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting qui leur ont été assignées. Les membres des comités recevront un courriel les informant que les demandes qui leur ont été assignées sont disponibles en ligne.

3.1.2 Détermination des conflits par les membres

Les membres des comités déterminent les conflits d'intérêts qu'ils pourraient avoir en rapport avec les demandes qui leur ont été assignées.

En utilisant RechercheNet, les membres sont invités à signaler toute situation de conflit d'intérêts potentiel en rapport avec l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. La liste qui suit n'est pas exhaustive. Les évaluateurs devraient consulter les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d'intérêts, qui correspondent à la première tâche obligatoire dans RechercheNet. Si un membre s'estime incapable, pour une raison ou une autre, d'évaluer une demande qu'il a acceptée, il doit contacter immédiatement l'administrateur du programme, et la demande sera réassignée à un autre évaluateur, le cas échéant.

Êtes-vous en situation de conflit d'intérêts avec un candidat?

Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d'intérêts lors de l'évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting. Les lignes directrices de ce genre ne peuvent prévoir toutes les situations, et les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres des comités pour repérer les conflits possibles. Comme on évalue et le candidat et l’environnement de recherche, un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d'une demande :

Lorsqu'une demande particulière place un membre d'un comité dans une situation de conflit d'intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce avant le début des délibérations sur le dossier du candidat.

Il revient aux membres des comités de déclarer toute situation de conflit d'intérêts avant dévaluer une demande. Si les directives ne prévoient pas clairement une situation ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s'il existe un conflit d'intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de prendre une décision.

3.1.3 Évaluation et notation préliminaire des demandes

Après avoir déterminé toute situation de conflit d'intérêts possible, les membres des comités peuvent commencer l'évaluation et la notation préliminaire des demandes qui leur ont été assignées. Ils doivent attribuer une note préliminaire à toutes les demandes qui leur ont été assignées en utilisant RechercheNet et ils doivent ensuite transmettre leurs notes au Secrétariat Vanier-Banting par voie électronique avant la réunion du comité de sélection. Une date limite sera communiquée aux membres des comités en temps opportun.

a) Introduction

L’évaluation par les pairs est par définition un processus subjectif. Un préjugé peut être manifeste, peu importe qu’il repose sur une école de pensée, la nature fondamentale vs appliquée ou translationnelle de la recherche, les domaines de recherche ou les approches (émergentes notamment), l’envergure ou la réputation d’un établissement participant, l’âge, la langue, des facteurs personnels ou le sexe du candidat.

Les évaluateurs sont mis en garde contre tout jugement d’une demande basée sur les facteurs susmentionnés et priés de faire constamment attention au danger de préjugé implicite pouvant influencer le processus décisionnel.

Pouvons-nous améliorer l’égalité entre les sexes et réduire les préjugés sexistes dans le processus d’évaluation?

Les trois organismes subventionnaires, s’emploient activement à accroitre l’égalité entre les sexes dans leurs processus d’évaluation afin d’éliminer certaines des inégalités qu’ils ont observées à cet égard dans les récents concours de financement. Au cours des cinq dernières années, le taux de succès des femmes est environ 3 % inférieur à celui des hommes pour le Programme BP Banting.

Référez-vous à ces conseils pour renforcer les normes d’équité, le respect et l'équité.

La demande est-elle admissible à du soutien?

Le personnel du Secrétariat Vanier-Banting est responsable de la sélection de toutes les demandes par rapport aux critères d'admissibilité afin de s'assurer que le candidat soit admissible au programme. Les membres des comités sont invités à faire part de toute préoccupation ou question concernant l'admissibilité d'un candidat à l'attention du personnel du Secrétariat, mais doivent procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

Si vous jugez que la recherche proposée va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes pour la conduite responsable de la recherche ou qu'elle soulève des préoccupations d'ordre éthique, vous devez néanmoins l'évaluer, tout en portant vos préoccupations à l'attention de l'administrateur du programme du Secrétariat le plus tôt possible.

b) Critères de sélection

Les candidats seront évalués et sélectionnés en fonction des trois critères suivants, qui recevront une pondération égale de la part des comités de sélection :

  1. Excellence et leadership dans le domaine de la recherche
  2. Qualité du programme de recherche proposé du candidat
  3. Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement

Remarque : Le « Guide de présentation des demandes » résume les étapes à franchir pour remplir et présenter une demande, et comprend des renseignements sur la façon dont chaque élément de la demande est lié aux critères de sélection. Les membres devraient lire attentivement ces renseignements et les consulter au moment d'évaluer les demandes qui leur ont été assignées.

1. Excellence et leadership dans le domaine de la recherche - capacité manifeste d'exceller en recherche selon la feuille de route du candidat définie par la qualité de sa contribution à la recherche, et capacité manifeste de leadership dans le domaine de la recherche selon la sphère d'influence acquise par le candidat à ce jour.

La feuille de route du candidat en recherche et l'impact de ses activités à ce jour dans son domaine de compétence sont d'importants indicateurs de son potentiel comme futur chef de file en recherche. Les évaluateurs doivent tenir compte de la sphère d'influence du candidat par rapport aux autres, dans le continuum d'un impact croissant au niveau :

Dans l'évaluation de ce critère, la nature et le prestige de la bourse ainsi que le stade et la nature de la carrière du candidat doivent être pris en considération.

L’évaluation du candidat doit tenir compte de tous les indicateurs d’excellence pour que les façons de travailler, les contributions et les engagements individuels soient reconnus. Par exemple, la collaboration, l’esprit d’équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d’un personnel hautement compétent. Chaque contribution doit être jugée selon les mêmes critères, sans égard au sexe du candidat. Par exemple, les articles écrits par un seul ou plusieurs auteurs doivent être évalués de la même façon, sans égard au sexe.

Évaluez l’excellence et la productivité en fonction de l’étape de la carrière du candidat, de l’équilibre travail-vie privée ainsi que d’autres circonstances particulières qui peuvent occasionner des retards dans la recherche et la diffusion des résultats (par exemple, l’interruption de la carrière pour avoir des enfants et les élever peut avoir des répercussions sur les dossiers de publication). Ces circonstances personnelles doivent être évaluées au cas par cas; il faut bien examiner ces facteurs liés au sexe dans le cadre du processus d’évaluation.

Dans le cas des professionnels de la santé, il y aurait lieu de tenir compte de normes de productivité en recherche, etc. pour le niveau d'expérience ou de compétences par rapport aux titulaires de doctorat. Dans le cas des candidats qui ont une expérience de travail pertinente, la productivité scientifique avant les études supérieures devrait entrer en ligne de compte.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

2. Qualité du programme de recherche proposé du candidat – déterminé du par rapport au potentiel du programme de recherche proposé (en tenant compte de la faisabilité, des délais et de l'originalité de la recherche), réalisé dans le milieu institutionnel proposé, de positionner le candidat pour qu'il ait un impact important au fil d'une carrière axée sur la recherche (possibilité d'un impact important).

La contribution potentielle de la recherche proposée à l'avancement des connaissances dans le domaine dépend de la promesse que laisse entrevoir la proposition et de sa qualité, de l'environnement où elle sera réalisée et des aspirations du candidat. Les évaluateurs devraient tenir compte de la possibilité d'un impact important qui découle de la combinaison susmentionnée de facteurs.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

3. Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement – déterminé du point de vue :

Cela ne devrait pas constituer une évaluation de l'établissement en soi, mais plutôt de son engagement envers le candidat, de sa capacité à permettre au candidat de devenir un futur chef de file dans le domaine choisi et de son potentiel à exploiter ses priorités stratégiques.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

c) Notation préliminaire

Les membres doivent attribuer une note de 0,1 à 9,0 (échelle en dixièmes seulement, 9,0 étant une note élevée, et 0,1, une faible note) aux demandes qui leur sont assignées pour chacun des trois critères de sélection. Le site RechercheNet calculera automatiquement la note globale attribuée à chaque demande en faisant la moyenne des notes données pour chaque critère.

Afin d'aider les membres des comités à départager les candidats très prometteurs et à s'assurer d'utiliser toute l'échelle de notation, un système de catégorisation a été mis en place. Les demandes assignées à un membre doivent entrer dans les trois catégories suivantes, selon les proportions indiquées dans le tableau :

Recommandation de financement Note Proportion
Recommandée 7,5 – 9,0 10 %
Pourrait être recommandée 5,1 – 7,4 20 %
Non recommandée 0,1 – 5,0 50 %

Les demandes qui restent (20 %) peuvent être réparties entre les trois catégories, selon ce que les membres des comités jugent approprié pour compenser un sous-ensemble de demandes relativement fortes ou faibles. Nous conseillons aux membres des comités d'évaluer plusieurs demandes avant de commencer à attribuer des notes, ce qui leur donnera un cadre de référence adéquat pour la notation de l'ensemble des demandes qui leur ont été assignées. Un chiffrier électronique est fourni aux membres pour faciliter le travail de notation et de catégorisation.

Pour que le système soit efficace, il est essentiel d'attribuer l'intervalle complet des notes comprises dans une catégorie. Ainsi, il faut s'efforcer de départager les demandes au sein d'une catégorie. Par exemple, si trois demandes sont classées dans la catégorie Recommandé, l'une d'elles devrait être classée première et une autre, dernière, la demande restante se situant entre les deux, si cela est approprié.

Comme le nombre de demandes pour ce programme est difficile à prédire, les évaluateurs sont invités à jauger le temps qu'ils consacrent aux demandes de moins bonne qualité en fonction du nombre de demandes qui leur sont assignées (plus le nombre de demandes est élevé, moins il faut consacrer de temps aux demandes considérées comme entrant dans la catégorie Non recommandée). Selon le nombre de demandes reçues, des variantes du système de catégorisation obligatoire et/ou de triage des demandes de qualité inférieure pourront être mises en place.

Les notes préliminaires de l'évaluateur doivent être transmises au Secrétariat Vanier-Banting sur le site RechercheNet avant la réunion du comité de sélection (dont la date sera confirmée par l'administrateur du programme du Secrétariat). Veuillez respecter cette date, car le personnel ne pourra pas déterminer, avant d'avoir reçu toutes les notes préliminaires, quelles demandes seront évaluées à la réunion du comité de sélection. Les membres des comités peuvent communiquer en tout temps avec le personnel du Secrétariat s'ils ont besoin d'aide durant la notation préliminaire des demandes.

3.1.4 Classement préliminaire des demandes et désignation des lecteurs

Lorsque toutes les notes préliminaires ont été reçues, le personnel du Secrétariat Vanier-Banting calcule la moyenne des notes globales des deux évaluateurs et classe les demandes en ordre décroissant. Le classement de toutes les demandes selon leur notation préliminaire est mis à la disposition des membres avant la réunion du comité de sélection.

Les demandes qui doivent faire l'objet de discussions à la réunion seront assignées à un troisième membre, qui assumera le rôle de lecteur (le nombre exact de demandes par membre dépendra du nombre d'écarts). Ce dernier devra lire la demande au préalable et être prêt à commenter ses points forts et ses points faibles au cours des délibérations du comité, en portant une attention particulière au troisième critère de sélection : Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement.

3.2 Durant la réunion

3.2.1 Réunion à Ottawa

Remarque : Les membres des comités devront apporter à la réunion les notes personnelles qu'ils auront prises durant l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. Ces notes devront être détruites de façon sécuritaire après la réunion.

Les membres des comités de sélection se réunissent à Ottawa.

À la réunion, les 40 demandes les mieux classées, celles montrant un trop grand écart et toute autre demande devant faire l'objet d'une discussion en comité (le nombre total de demandes à discuter dépend de celles qui ont un trop grand écart) seront évaluées une à la fois, en ordre décroissant. L'évaluateur principal à qui une demande a été assignée doit résumer oralement les forces et les faiblesses de la demande, critère par critère, pour amorcer la discussion du comité. L'évaluateur secondaire ajoute ses commentaires pour indiquer s'il est d'accord ou non avec l'analyse de l'évaluateur principal. L'évaluateur principal doit résumer le contenu pertinent de la demande, qu'il soit positif ou négatif, en cinq minutes environ. Le lecteur peut ensuite ajouter tout ce qu'il juge nécessaire pour permettre au comité de faire son évaluation, en mettant l'accent sur le troisième critère de sélection : Engagement de l'établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement. Les autres membres du comité peuvent faire des commentaires ou poser des questions pour clarifier toute information présentée par les évaluateurs et le lecteur.

Suite aux commentaires des évaluateurs et du lecteur et aux délibérations du comité, ce dernier doit parvenir à un consensus sur la note finale à attribuer à une demande. (On s'attend à ce que le comité de sélection fasse consensus sur la note attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la note finale attribuée à la demande. Pour être admissibles à du financement, les candidats doivent obtenir une note moyenne d'au moins 5,1 pour chacun des trois critères.

Lorsque toutes les demandes ont été débattues et ont reçu une note, le classement des demandes est passé en revue afin de déterminer le seuil d'approbation du financement et, si elles ont reçu la même note, de départager les demandes classées 23/24 et celles au seuil d'approbation du financement. En outre, toute égalité entre des candidats qui proposent des établissements d'accueil à l'étranger et dont la note se situe au-dessus du seuil d'approbation du financement doit être résolue.

La note finale attribuée à une demande par le comité pour chaque critère sera mise à la disposition du candidat après le concours. Cela permet de fournir une rétroaction aux candidats sur les forces et les faiblesses relatives de leur demande et leur classement relatif. Les membres du comité ne présenteront pas de commentaires écrits sur des demandes individuelles.

Jusqu'à 25 % des bourses postdoctorales Banting peuvent être accordées chaque année à des candidats qui présentent une demande en collaboration avec un établissement étranger. Aucune considération particulière n'est requise de la part du comité de sélection pour le classement des candidats proposant un établissement d'accueil étranger. Les membres évalueront et classeront toutes les demandes en fonction des critères de sélection. Le Secrétariat Vanier-Banting allouera les bourses selon le classement relatif des demandes faisant suite à l'évaluation du comité de sélection.

Le classement final de toutes les demandes sera présenté au comité directeur des programmes des trois organismes en vue d'obtenir son approbation.

Tout commentaire sur le processus de sélection doit être porté à l'attention de l'administrateur de programme du comité.

3.2.2 Recommandations des comités au comité directeur des programmes des trois organismes

Le comité de sélection de chaque organisme produit son classement final et établit le seuil de qualité pour le financement.

Le classement final de toutes les demandes produit par le comité de chaque organisme est ensuite présenté au comité directeur des programmes des trois organismes pour obtenir son approbation. Cette liste doit préciser : 1) les demandes recommandées pour l'octroi d'une bourse après examen par le personnel de l'enveloppe allouée pour les établissements d'accueil étrangers et 2) le seuil d'approbation du financement pour les bourses offertes à des remplaçants.

Le personnel des programmes n'ira pas en dessous des seuils d'approbation du financement établis par les comités de sélection lorsque des bourses sont offertes à des remplaçants, en raison de refus ou du plafond de 25 % qui s'applique aux établissements d'accueil étrangers.

L'approbation donnée par le comité directeur des programmes des trois organismes sera suivi de l'octroi de 70 bourses postdoctorales Banting.

3.2.3 Discussion sur les politiques au sein des comités de sélection

À la fin de la réunion, une fois que les recommandations du comité ont été formulées, les membres sont invités à prendre part à une discussion sur les politiques. Cette discussion permet de faire des commentaires sur la qualité des demandes évaluées, d'offrir des suggestions pour améliorer le processus d'évaluation et les politiques du programme, de signaler des besoins particuliers quant à la composition du comité, à la logistique du concours et des déplacements, à l'hébergement hôtelier, aux services administratifs offerts par le Secrétariat Vanier-Banting, etc.

Remarque : Avant la réunion, les membres des comités sont invités à réfléchir au nom de personnes qui pourraient siéger à des comités dans l'avenir. Toute suggestion peut être communiquée à l'administrateur du programme.

3.3 Après la réunion

3.3.1 Préparation et présentation du rapport du président du comité

Après la réunion, en collaboration avec les membres du comité et le personnel du Secrétariat, le président prépare son rapport, puis le soumet.

Le rapport sera présenté au comité directeur des programmes des trois organismes. Ce rapport est un moyen de communiquer les recommandations du comité de sélection, ses commentaires et toute suggestion visant à apporter des améliorations au processus du concours et aux politiques du programme.

En plus de la liste montrant le classement final de toutes les demandes, ce rapport devrait renfermer, le cas échéant, des commentaires sur les aspects suivants :

4. Politiques et lignes directrices

En plus des lignes directrices concernant les conflits d'intérêts énoncées dans la section précédente, les membres des comités sont priés de garder à l'esprit les politiques et les lignes directrices suivantes au moment d'évaluer les demandes.

4.1 Confidentialité des documents relatifs aux demandes

Après avoir accédé à RechercheNet, vous serez invité à lire l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateur et à accepter de vous y conformer. Ce document énonce les attentes et les exigences des trois organismes subventionnaires.

Les documents relatifs aux demandes sont remis aux membres des comités en toute confidentialité et doivent être utilisés uniquement à des fins d'évaluation. Ces documents doivent aussi être conservés en lieu sûr. En outre, les documents dont un membre du comité n'a plus besoin doivent être détruits de façon sécuritaire (c.-à-d. déchiquetés). Les cartables, les dossiers, les notes personnelles et les évaluations doivent être remis au personnel du Secrétariat Vanier-Banting à la fin de la réunion. Si, après le concours, le Secrétariat a besoin de votre aide pour un complément d'information sur un dossier en particulier, vous recevrez une nouvelle copie des documents pertinents.

4.2 Confidentialité des recommandations

Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le comité directeur des programmes des trois organismes, qui peut les modifier pour des raisons de budget, d'erreurs administratives ou de non-conformité au programme et aux politiques de l'organisme subventionnaire.

Tous les sujets traités durant les réunions ou les téléconférences du comité de sélection sont confidentiels. La responsabilité d'informer les candidats des résultats des délibérations du comité revient au Secrétariat Vanier-Banting, une fois que le comité directeur des programmes des trois organismes a donné son approbation officielle.

Les demandes sont confidentielles et ne doivent pas faire l'objet de discussions avec d'autres ou être divulguées. Toute communication de renseignements au candidat doit se faire par l'entremise du Secrétariat.

Les résultats du concours ne peuvent pas être dévoilés par les membres du comité avant l'annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat ou un représentant d'un établissement approche un membre du comité au sujet d'une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser d'en discuter et orienter la personne vers le Secrétariat. Le personnel de l'organisme assurera la liaison entre le comité de sélection de bourses postdoctorales Banting et le candidat.

4.3 Loi sur la protection des renseignements personnels

Selon la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les candidats doivent être utilisés seulement pour évaluer les demandes et prendre les décisions relatives au financement. Il est illégal de divulguer ou d'utiliser ces renseignements pour toute autre raison.

Les renseignements personnels demandés à cette fin doivent être recueillis directement auprès de la personne concernée. Ils peuvent provenir d'autres sources seulement dans le cadre du processus d'évaluation officiel. Pour cette raison, le comité de sélection de bourses postdoctorales Banting ne doit pas se servir ni même tenir compte des renseignements au sujet d'un candidat qui ont été obtenus indépendamment (p. ex. par un membre du comité dans le cadre d'autres activités).

Étant donné le grand nombre de demandes, les membres des comités de sélection ne seront pas tenus de fournir des évaluations écrites pour chaque demande individuelle. Les candidats ont un droit d'accès à l'information conservée par le Secrétariat Vanier-Banting concernant leur demande, mais ils n'ont pas le droit de connaître le nom de personnes qui ont évalué la demande.

La composition des comités de sélection sera affichée sur le présent site Web environ 60 jours après l'annonce des décisions relatives au financement.

Il est important que les membres des comités se conforment rigoureusement aux lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

4.4 Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités des organismes subventionnaires fédéraux sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi vise à promulguer le principe selon lequel toute personne devrait avoir accès à des chances égales à celles des autres de faire de sa vie ce qu'elle peut ou souhaite en faire, en accord avec les devoirs et les obligations de tout citoyen, et sans que des actes discriminatoires l'en empêchent ou lui fassent obstacle.

Pour l'application de la LCDP, constitue un acte discriminatoire le fait de refuser un service à une personne ou de la défavoriser pour des motifs liés à la race, à l'origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l'âge, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'état matrimonial, à la situation de famille, à une déficience ou à une condamnation criminelle qui a fait l'objet d'un pardon. Un motif de discrimination lié à la grossesse ou à l'accouchement est réputé être fondé sur le sexe.

4.5 Langues officielles

Comme tous les organismes fédéraux, les organismes subventionnaires fédéraux jouent un rôle important dans l‘application de la Loi sur les langues officielles. Ils sont notamment tenus de s'assurer que :

Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s'assurer que leurs comités et leur personnel soient pleinement informés de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles, en remettant aux employés et aux membres des comités de la documentation à ce sujet et en joignant des lignes directrices pertinentes dans les instructions destinées aux comités de sélection.

Conformément à leur offre active de services bilingues, le Secrétariat Vanier-Banting s'efforcera de nommer autant que possible à leurs comités de sélection des spécialistes possédant les compétences linguistiques requises.

Les comités de sélection doivent s'assurer que toutes les demandes soient pleinement évaluées (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l'effort à consacrer aux demandes de qualité inférieure), indépendamment de la langue officielle dans laquelle elles sont présentées. Dans certains cas, ils devront peut-être consulter le personnel du Secrétariat pour trouver des membres de comités de sélection de bourses postdoctorales Banting possédant les compétences linguistiques requises.

4.6 Considérations d'ordre éthique

Il est important que les membres des comités préviennent le personnel lorsqu'ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se présenter :

Si un membre a des préoccupations d'ordre éthique, il doit en discuter sans délai avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting afin de déterminer s'il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l'attribution de la bourse postdoctorale devrait être reportée jusqu'à ce qu'il ait été résolu. L'évaluation des demandes devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

4.7 Conduite responsable de la recherche

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont articulé leurs attentes en matière d'intégrité scientifique dans un document intitulé Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Recherche

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat Vanier-Banting, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité à la politique en matière d'intégrité. Si, au cours du processus d'évaluation, les membres d'un comité jugent qu'une demande comporte un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire enquête. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation, ni être discutées en comité.

Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre du comité doit en aviser l'administrateur du programme le plus rapidement possible.

Processus d'évaluation et de sélection

Le Secrétariat Vanier-Banting s'attend à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans le déroulement du processus d'évaluation qu'ils gèrent. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche précise que les renseignements fournis par les candidats pour les besoins de l'évaluation et de la sélection ne peuvent pas être utilisés par les évaluateurs sans leur permission. De plus, les membres des comités doivent aviser l'organisme subventionnaire fédéral concerné s'ils se trouvent dans une situation de conflit d'intérêts, d'ordre financier ou autre, qui pourrait influencer la décision du Secrétariat de les laisser évaluer la demande en question. Si un membre d'un comité prend connaissance d'une situation qui ne respecte pas l'intégrité du processus d'évaluation, il doit en aviser immédiatement le personnel du Secrétariat.

5. Composition des comités

5.1 Processus de recrutement

Les organismes subventionnaires fédéraux demandent régulièrement aux universités, aux entreprises et aux gouvernements de leur proposer les noms de personnes qui pourraient siéger à leurs comités de sélection. Les anciens membres des comités et le personnel du Secrétariat Vanier-Banting proposent aussi des personnes.

Le personnel du programme prépare la liste des candidats qui seront affectés à chaque comité sous réserve de l'approbation de l'administration du Secrétariat Vanier-Banting. Les présidents des comités sont habituellement choisis de façon similaire parmi les anciens membres ayant siégé à des comités pour un ou plusieurs concours.

5.2 Critères de sélection des membres

L'excellence universitaire et l'excellence en recherche constituent le plus important critère de sélection des membres des comités. La valeur du processus d'évaluation repose sur la crédibilité des membres des comités, et sur leur expertise et leur productivité reconnues dans leur domaine. Bien que chaque comité soit représentatif de la communauté qu'il sert, on ne s'attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. La composition des comités vise à assurer :

5.3 Durée du mandat

Le renouvellement de la composition des comités est essentiel pour garantir le dynamisme des comités. Une rotation des membres permet une représentation plus vaste des universités et des expertises complémentaires. Cependant, une certaine continuité est aussi souhaitable puisque la présence de membres expérimentés au sein des comités permet d'assurer l'uniformité du processus de sélection et facilite la formation des nouveaux membres.

Les membres du comité de sélection n'y siègent habituellement pas plus de trois années consécutives. La prolongation d'un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Tout membre ayant terminé son mandat de trois ans peut être nommé président pour une autre période de deux ans.

Dans des circonstances normales, environ le tiers des membres quittent leurs fonctions chaque année.

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