Guide à l'intention des comités de sélection

Avant-propos

Ce guide s'adresse aux membres des comités de sélection des bourses postdoctorales Banting des trois organismes subventionnaires fédéraux : les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Il décrit le processus de sélection pour les membres et les présidents de ces comités ainsi que les politiques, les lignes directrices et les résultats attendus de chacune des étapes du processus d'évaluation.

Les membres des comités de sélection du Programme de bourses postdoctorales Banting sont choisis parmi les communautés universitaires canadiennes et internationales, et ils sont au fait du mandat, de la structure et des programmes des organismes subventionnaires fédéraux. Les nouveaux membres et les membres venant d’autres secteurs devraient consulter la section Choisir le bon organisme subventionnaire fédéral pour obtenir de plus amples renseignements sur les mandats des organismes subventionnaires fédéraux.

Bien que le Guide à l’intention des comités de sélection se veuille le plus complet possible, il se peut que les membres du comité de sélection aient encore des questions après en avoir fait la lecture. Les membres sont invités à transmettre toutes leurs questions à l’administrateur du programme chargé de leur comité de sélection.

Table des matières

1. Aperçu du Programme de bourses postdoctorales Banting

Annoncé dans le cadre du budget fédéral de 2010 et lancé officiellement le 6 juillet 2010, le Programme de bourses postdoctorales (BP) Banting vise à attirer et à retenir les meilleurs chercheurs postdoctoraux, tant au niveau national qu’international, pour leur permettre de développer leur potentiel de leadership et de se positionner pour réussir comme chefs de file de demain en recherche, contribuant ainsi à l’essor économique, social et scientifique du Canada au fil d’une carrière axée sur la recherche. Les candidats canadiens et étrangers sont admissibles à la bourse postdoctorale Banting. Chaque BP Banting est évaluée à 70 000 $ (imposable) par année pendant deux ans.

Les candidats qui souhaitent demander une bourse Banting doivent le faire en étroite collaboration avec l’établissement d’accueil où ils veulent poursuivre leur formation postdoctorale. Vu le nombre restreint de bourses offertes dans le cadre du programme et des exigences des processus de demande et d’évaluation, les établissements ont été invités à être très sélectifs dans le choix des candidats qu’ils parrainent, puisque les bourses seront finalement accordées à un groupe de chercheurs prestigieux qui auront démontré leur excellence scientifique, leur leadership, et la synergie de leur programme avec les plans stratégiques de l’établissement. Les bourses postdoctorales Banting doivent être entièrement utilisées à l’établissement qui a appuyé initialement la candidature.

Les 70 bourses postdoctorales Banting offertes chaque année sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux, la 70e bourse étant attribuée en rotation chaque année.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui est hébergé aux IRSC, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Rôles et responsabilités

2.1 Comité de sélection

2.1.1 Présidence

Les présidents des comités de sélection jouent un rôle de surveillance important au sein du comité. Chaque comité comprend un président.

Les présidents ont les responsabilités suivantes :

Le président n’est pas chargé d’évaluer les demandes.

Remarque : Le Secrétariat demande aux membres du comité de sélection de ne pas faire de recommandations officielles concernant un futur président (c.-à-d. qu'aucune lettre de recommandation officielle n'est requise). Les suggestions informelles au sujet d'éventuels présidents devraient plutôt être transmises à l'administrateur du Programme de BP Banting.

2.1.2 Responsables de l’évaluation

Tous les responsables de l’évaluation ont les responsabilités suivantes :

Chaque responsable de l’évaluation peut se voir attribuer un ou plusieurs des quatre rôles énumérés ci-dessous.

2.1.2.1 Évaluateurs

Un évaluateur principal ou secondaire est un membre du comité qui :

Les évaluateurs principaux et secondaires ont les responsabilités suivantes :

2.1.2.2 Troisièmes lecteurs

Un troisième lecteur est un membre qui :

Les troisièmes lecteurs ont les responsabilités suivantes :

2.1.2.3 Lecteurs invités

Un lecteur invité est un membre du comité de sélection qui :

Les lecteurs invités ont les responsabilités suivantes :

Pour de plus amples renseignements, voir le point 3.1.4 (b) Recension des demandes à faire évaluer par des lecteurs invités.

2.1.2.4 Experts invités

Un expert invité est un membre du comité de sélection qui :

Les experts invités ont les responsabilités suivantes :

Pour plus d’information, voir le point 3.1.4 (c) Recension des demandes à faire évaluer par des experts invités.

2.2 Administrateur du programme

Les principales responsabilités de l’administrateur du Programme de BP Banting durant le concours sont notamment :

L'administrateur du programme n'est membre d'aucun comité et il n'a pas de droit de vote.

2.3 Directeur exécutif, gestionnaire et chef d’équipe

Les principales responsabilités du directeur exécutif, du gestionnaire et du chef d’équipe du Programme de BP Banting durant le concours sont notamment :

Communication de documents protégés

Tout au long du concours, le personnel du Secrétariat Vanier-Banting peut devoir fournir aux membres des comités de sélection des documents qui renferment des renseignements protégés. Dans la plupart des cas, ces documents seront diffusés en affichant les pages pertinentes dans ResearchNet, le portail Web utilisé pour soumettre les évaluations.

3. Processus d’évaluation

Le processus d’évaluation comprend les dix phases suivantes, décrites en détail ci-dessous :

Avant la réunion du comité de sélection

Durant la réunion du comité de sélection

Après la réunion du comité de sélection

3.1 Avant la réunion du comité de sélection

3.1.1 Réception et attribution des demandes

Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit par l’entremise de RechercheNet les demandes, qui sont ensuite assignées aux membres des comités par l’administrateur du programme.

Le comité de sélection de chaque organisme est multidisciplinaire. En conséquence, les membres des comités sont appelés à évaluer et à attribuer des notes à des demandes portant sur différents domaines de recherche liés au mandat de l’organisme subventionnaire fédéral, y compris des domaines qui ne correspondent pas exactement aux domaines d’expertise des membres. Chaque demande est évaluée par deux évaluateurs : l’un sert d’évaluateur principal et l’autre d’évaluateur secondaire.

L'administrateur du programme attribue un sous-ensemble de demandes à chaque évaluateur à l'aide de RechercheNet, le portail Web utilisé pour soumettre les évaluations. Ce faisant, l'administrateur du programme s'efforce d'équilibrer la charge de travail entre les membres du comité en tenant compte des compétences linguistiques et des domaines d'expertise des membres ainsi que des conflits d'intérêts potentiels entre les membres et les demandes. Chaque membre du comité a la responsabilité d'évaluer les demandes qui lui ont été assignées.

Dès que l’attribution des demandes est complétée, les membres des comités auront accès à RechercheNet pour procéder à l’évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting qui leur ont été assignées. Les membres des comités recevront un courriel les informant que les demandes qui leur ont été assignées sont accessibles en ligne.

3.1.2 Détermination des conflits d’intérêts

Les membres des comités de sélection déterminent les conflits d’intérêts qu’ils pourraient avoir en rapport avec les demandes qui leur ont été assignées.

En utilisant RechercheNet, les membres sont invités à signaler toute situation de conflit d'intérêts potentiel en rapport avec l'évaluation des demandes qui leur ont été assignées. Une liste de conflits est fournie ci-dessous. Puisqu'elle n'est pas exhaustive, les évaluateurs devraient consulter les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d'intérêts, qui correspondent à la première tâche obligatoire dans RechercheNet. Si un membre s'estime incapable, pour une raison ou une autre, d'évaluer une demande qu'il avait initialement acceptée, il doit contacter immédiatement l'administrateur du programme, et la demande sera réassignée à un autre évaluateur.

Êtes-vous en situation de conflit d’intérêts avec un candidat?

Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d’intérêts lors de l’évaluation des demandes de bourses postdoctorales Banting. Les lignes directrices de ce genre ne peuvent prévoir toutes les situations, et les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres des comités pour repérer les conflits possibles. Comme on évalue et le candidat et l’environnement de recherche, un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d’une demande :

Lorsqu’une demande particulière place un membre d’un comité dans une situation de conflit d’intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce durant la réunion du comité de sélection avant le début des délibérations sur le dossier du candidat.

Il revient aux membres des comités de déclarer toute situation de conflit d’intérêts avant d’évaluer une demande. Si les directives ne prévoient pas clairement une situation ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s’il existe un conflit d’intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de prendre une décision.

3.1.3 Attribution des notes préliminaires aux demandes (en tant qu’évaluateurs)

Une fois les situations de conflit d’intérêts déterminées, les membres des comités peuvent commencer l’évaluation et la notation préliminaire des demandes qui leur ont été assignées. Les évaluateurs utilisent RechercheNet pour attribuer des notes préliminaires à toutes les demandes qui leur sont assignées, et pour envoyer leurs notes préliminaires au Secrétariat Vanier-Banting par voie électronique avant la réunion du comité de sélection. Une date limite du dépôt sera communiquée aux membres des comités en temps opportun.

a) Introduction

Le processus d’évaluation est par définition subjectif. Les préjugés peuvent se manifester de diverses façons et se fonder, entre autres, sur un ou plusieurs des facteurs suivants :

Nous mettons les évaluateurs en garde contre tout jugement inapproprié des demandes fondé sur de tels facteurs, et nous leur demandons de ne pas se laisser influencer par des préjugés implicites ou explicites dans leur prise de décision.

Pour éviter les préjugés implicites liés à l’ordre alphabétique des demandes dans RechercheNet, les évaluateurs sont invités à afficher les demandes par numéro de demande en cliquant sur la colonne des numéros de demande.

Pouvons-nous améliorer l’équité et réduire les préjugés dans le processus d’évaluation?

Les trois organismes subventionnaires s'emploient activement à promouvoir l'équité et la diversité et à réduire les préjugés inconscients dans leurs processus d'évaluation. À cette fin, le Secrétariat a dressé une liste de ressources à l'intention des membres des comités de sélection concernant l'équité, la diversité et l'inclusion.

Éléments à prendre en compte pour l’évaluation des demandes dont la recherche proposé engage respectueusement les communautés autochtones

Les candidats dont la proposition de recherche engage respectueusement les communautés autochtones sont priés d'inclure : « Cette recherche engage respectueusement des communautés autochtones » au début de leur résumé non scientifique  (voir la remarque ci-dessous). L'administrateur du programme de chaque comité de sélection (IRSC, CRSNG, CRSH) s'efforcera ensuite de formuler des recommandations pour s'assurer que l'évaluateur principal ou secondaire pour ces candidatures possède l'expertise requise dans le domaine de la recherche autochtone. Tous les membres du comité affectés à ces demandes (évaluateur principal, évaluateur secondaire et, s'il y a lieu, troisième lecteur, lecteur invité ou expert invité) sont tenus de consulter et de prendre en considération les lignes directrices applicables à l'évaluation des demandes incluant respectueusement de la recherche autochtone. Ces lignes directrices, ainsi que d'autres éléments importants, peuvent être consultées à la page Équité, diversité et inclusion.

Remarque : Une recherche qui engage respectueusement les communautés autochtones est définie comme une recherche réalisée dans n'importe quel domaine ou n'importe quelle discipline :

Voici quelques exemples :

On demande aux évaluateurs principaux et secondaires de relever toute demande dont la recherche engage respectueusement des communautés autochtones qui n'est pas identifiée comme telle dans le résumé non-scientifique. Afin de s'assurer que les demandes dont la recherche engage respectueusement des communautés autochtones reçoivent l'attention requise, l'administrateur du programme veillera à ce que chacune de ces demandes soit évaluée par un membre de comité de sélection qui possède une expertise autochtone.

La demande est-elle admissible à du soutien?

Le personnel du Secrétariat Vanier-Banting est responsable de la sélection de toutes les demandes par rapport aux critères d’admissibilité afin de s’assurer que le candidat est admissible au programme. Les membres des comités sont invités à faire part de toute préoccupation ou question concernant l’admissibilité d’une demande au personnel du Secrétariat, mais doivent procéder à l’évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

Si un membre de comité soupçonne que la recherche proposée va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ou s'il soulève des préoccupations d'ordre éthique par rapport à la demande, le membre doit porter ses préoccupations à l'attention de l'administrateur du programme le plus tôt possible et procéder à l'évaluation de la demande pendant que la situation est étudiée.

b) Critères de sélection

Les demandes sont évaluées et sélectionnées en fonction des trois critères suivants, qui reçoivent une pondération égale :

  1. Excellence et leadership du candidat dans le domaine de la recherche
  2. Qualité du programme de recherche proposé par le candidat
  3. Engagement de l’établissement et synergie démontrée entre le candidat et les priorités stratégiques de l’établissement

Remarque : Le Guide de présentation des demandes résume les étapes que les candidats doivent suivre pour remplir et soumettre leur demande. Il offre également des renseignements sur la façon dont chaque élément de la demande est lié aux critères de sélection.

1. Excellence et leadership du candidat dans le domaine de la recherche : capacité manifeste d’exceller en recherche selon la feuille de route du candidat définie par la qualité de sa contribution à la recherche, et capacité manifeste de leadership dans le domaine de la recherche selon la sphère d’influence acquise par le candidat à ce jour.

Les indicateurs importants du potentiel d’un candidat à devenir un chef de file en recherche de demain comprennent ses antécédents de recherche et l’incidence de ses activités à ce jour sur son domaine d’expertise ainsi que sur les communautés associées à sa recherche. Les responsables de l’évaluation devraient tenir compte du niveau d’influence du candidat par rapport à celui des autres candidats, en fonction des sphères d’influence suivantes :

Lorsqu’ils évaluent ce critère, les responsables de l’évaluation doivent tenir compte de la nature et du prestige des bourses Banting, ainsi que du stade et de la nature de la carrière du candidat.

Tous les indicateurs d’excellence du candidat doivent être pris en compte dans l’évaluation afin de reconnaître les façons de travailler, les réalisations, les engagements individuels ainsi que les variations des normes disciplinaires, communautaires et culturelles. Par exemple, la collaboration, l’esprit d’équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d’un personnel hautement compétent. Le sexe du candidat ne devrait pas avoir d’incidence sur la façon dont ces éléments sont évalués. Les articles écrits par un seul auteur ou par plusieurs auteurs suscitent les mêmes attentes.

Les responsables de l’évaluation doivent évaluer l’excellence et la productivité en fonction de l’étape de la carrière du candidat, de l’équilibre travail-vie privée ainsi que d’autres circonstances particulières ayant pu occasionner des retards dans la recherche ou dans la diffusion des résultats (par exemple, les interruptions de la carrière pour congé parental ou soin des enfants qui ont eu des répercussions sur les dossiers de publication). Ces circonstances personnelles doivent être évaluées au cas par cas; il faut bien examiner ces facteurs liés au sexe dans le processus d’évaluation.

Dans le cas des professionnels de la santé, il y aurait lieu de tenir compte des normes de productivité en recherche par rapport à l’expérience et aux compétences du candidat, et les comparaisons avec les candidats ayant obtenu un doctorat devraient prendre en considération ces différences dans les normes. Dans le cas des candidats qui ont une expérience de travail pertinente, la productivité scientifique avant les études supérieures devrait entrer en ligne de compte.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

2. Qualité du programme de recherche proposé du candidat : potentiel du programme de recherche proposé, réalisé dans le milieu institutionnel proposé, de positionner le candidat pour qu’il ait un impact important au fil d’une carrière axée sur la recherche.

La contribution potentielle de la recherche proposée à l’avancement des connaissances dans le domaine dépend des facteurs suivants :

Les responsables de l’évaluation devraient tenir compte de la manière dont ces facteurs combinés démontrent que la proposition de recherche pourrait avoir une incidence considérable. Il faut également tenir compte de la faisabilité et de la nouveauté de la recherche.

Documents à l’appui qui doivent être évalués pour ce critère :

3. Engagement de l’établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l’établissement :

Cela ne devrait pas constituer une évaluation de l'’établissement en soi, mais plutôt de ce qui suit :

Documents à l’appui qui doivent être évalués pour ce critère :

Rappels :

c) Notation préliminaire

Les membres doivent attribuer une note préliminaire (c.-à-d. une note accordée avant la réunion du comité de sélection et qui peut ou non correspondre à la note finale) de 0,1 à 9,0 (échelle en dixièmes seulement, 9,0 étant une note élevée et 0,1, une note faible) aux demandes qui leur sont assignées pour chacun des trois critères de sélection. Le site RechercheNet calculera automatiquement la note préliminaire globale attribuée à chaque demande en faisant la moyenne des notes données pour chaque critère par les évaluateurs principal et secondaire.

Afin d’aider les évaluateurs à départager les candidats très prometteurs et à utiliser toute l’échelle de notation, un système de catégorisation a été mis en place. Les évaluateurs doivent veiller à ce que les demandes qui leur sont confiées entrent dans chacune des trois catégories du tableau qui suit, en prenant soin de répartir les demandes en fonction des proportions indiquées, réservant le 20 % restant comme ils le jugent approprié afin de compenser pour un sous-ensemble relativement fort ou relativement faible de demandes :

Recommandation de financement Note Proportion
Recommandé 7,5 et 9,0 10 %
Pourrait être recommandé 5,1 et 7,4 50 %
Non recommandé 0,1 et 5,0 20 %

Les évaluateurs sont fortement encouragés à évaluer un certain nombre de demandes avant d’entrer les notes préliminaires. Ce procédé leur fournira un cadre de référence utile pour attribuer des notes préliminaires à toutes les demandes qui leur seront assignées. Un chiffrier électronique sera fourni aux membres pour faciliter le travail de notation préliminaire et de catégorisation.

Pour que le système soit efficace, il est essentiel d’attribuer l’intervalle complet des notes comprises dans une catégorie. Ainsi, les évaluateurs doivent s’efforcer de départager les demandes au sein d’une catégorie donnée afin d’éviter qu’il y ait égalité.

Les notes préliminaires de l'évaluateur doivent être transmises au Secrétariat Vanier-Banting sur le site RechercheNet avant la réunion du comité de sélection. La date exacte du dépôt sera confirmée par l'administrateur du programme. Il est essentiel que cette date soit respectée, car avant d'avoir reçu toutes les notes préliminaires, le personnel du Secrétariat ne pourra pas déterminer quelles demandes seront évaluées à la réunion du comité de sélection ni lesquelles devront être évaluées par un troisième lecteur. Les membres des comités peuvent communiquer en tout temps avec le personnel du Secrétariat s'ils ont besoin d'aide durant la notation préliminaire des demandes.

Rappel : Les membres du comité chargés d’évaluer des demandes dont la recherche proposée engage respectueusement des communautés autochtones doivent consulter et prendre en considération les lignes directrices visant l’évaluation des demandes qui prévoient ce type de recherche. Ces lignes directrices, ainsi que d’autres considérations importantes, sont disponibles à la page Équité, diversité et inclusion. On s’attend à ce que les membres lisent la documentation avant d’entreprendre le processus de notation préliminaire.

3.1.4 Classement préliminaire des demandes et désignation d’un troisième lecteur, d’un lecteur invité ou d’un expert invité

Lorsque toutes les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire ont été reçues, l’administrateur du programme calcule la moyenne des notes préliminaires globales des deux évaluateurs et classe les demandes, selon un ordre décroissant.

L’administrateur du programme relève les demandes où il y a un écart de 2,0 points ou plus entre les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire et où l’une des notes préliminaires est plus élevée que la note globale attribuée à la demande située au 24e rang. (Le nombre exact de demandes ayant obtenu des notes très divergentes dépendra du nombre d’écarts.)

L’administrateur du programme fournit ensuite au comité de sélection la liste de classement préliminaire de toutes les demandes, en prenant soin d’indiquer celles qui devront faire l’objet de discussions à la réunion, à savoir :

Cette liste préliminaire ne donnera pas les notes préliminaires accordées aux demandes.

À la réception de cette liste, les membres du comité sont priés de cerner rapidement l’un ou l’autre des éléments suivants :

a) Recension d’autres demandes qui feront l’objet d’une discussion à la réunion et seront évaluées par un troisième lecteur

L’ajout de demandes est facultatif et devrait se faire de manière réfléchie pour que seules les meilleures demandes et les demandes les plus litigieuses soient abordées. (Remarque : Seul l’évaluateur principal ou secondaire peut signaler une demande donnée.)

L’administrateur du programme confie ensuite au troisième lecteur le soin d’évaluer les ensembles de demandes qui suivent :

b) Recension des demandes à faire évaluer par des lecteurs invités

Dans certains cas, la proposition de recherche dépasse les limites du mandat d’un seul comité de sélection (IRSC, CRSNG, CRSH). Si, dans le cadre d’une évaluation, l’expertise d’un autre comité s’avère utile, l’évaluateur principal ou secondaire peut signaler que la demande devrait être évaluée par un lecteur invité siégeant à l’un des autres comités de sélection.

L’administrateur du programme affectera un lecteur invité à l’évaluation de ces demandes signalées.

c) Recension des demandes à faire évaluer par des experts invités

Si un comité de sélection ne comporte pas de membres possédant une expertise en recherche autochtone, l’administrateur de programme affecté à ce comité désignera un expert invité pour évaluer toute demande dont la recherche engage respectueusement des communautés autochtones.

d) Signalement des conflits d’intérêts

Les troisièmes lecteurs, les lecteurs invités et les experts invités doivent communiquer avec l’administrateur de programme du Secrétariat pour signaler tout conflit d’intérêts concernant les demandes qui leur sont attribuées.

3.1.5 Attribution des notes préliminaires aux demandes (en tant que troisième lecteur)

Le troisième lecteur est responsable de l’évaluation et de la notation préliminaire des demandes qui lui sont assignées. Pour attribuer cette note, le troisième lecteur doit se baser sur les trois mêmes critères, le même système de notation (c.-à-d. qu’il doit tenir compte de l’échelle et comparer ces demandes à celles qu’il a évaluées à titre d’évaluateur principal ou secondaire) et les mêmes lignes directrices que celles énoncées ci-dessus pour les évaluateurs principaux et secondaires. Le troisième lecteur doit, toutefois, porter une attention particulière au troisième critère de sélection : Engagement de l’établissement et synergie manifeste entre le candidat et les priorités stratégiques de l’établissement.

Le troisième lecteur doit soumettre ses notes préliminaires par voie électronique à l’administrateur du programme, en respectant la date limite prévue. (La date limite précise sera confirmée par l’administrateur du programme).

Les notes préliminaires fournies par les lecteurs ne sont pas prises en compte dans la note globale des demandes. Elles représentent plutôt une rétroaction supplémentaire visant à éclairer la discussion au cours de la réunion. On s’attend à ce que le lecteur soit prêt à fournir des commentaires pendant les délibérations du comité sur les forces et les faiblesses des demandes.

3.1.6 Liste de classement des demandes mise à jour à partir des notes préliminaires

Avant la réunion du comité de sélection à Ottawa, l’administrateur du programme du Secrétariat dresse une liste de classement des demandes mise à jour à partir des notes préliminaires—y compris les notes préliminaires des évaluateurs principal et secondaire et, au besoin, du troisième lecteur—et met cette liste à la disposition des membres du comité de sélection. Cette liste fera l’objet de discussions à la réunion du comité de sélection et sera formée :

Aucune autre demande ne devrait être débattue à la réunion.

3.2 Durant la réunion du comité de sélection

3.2.1 Réunion à Ottawa

Remarque : Les membres des comités doivent apporter à la réunion les notes personnelles prises durant l’évaluation des demandes qui leur ont été assignées.

Les membres se réunissent à Ottawa pour la réunion du comité de sélection. Les dates de la réunion sont fournies par l’administrateur du programme.

À la réunion, les demandes suivantes sont évaluées une par une, selon un ordre décroissant :

Le nombre total de demandes qui feront l’objet de discussions dépendra du nombre de celles qui ont un trop grand écart et du nombre de demandes supplémentaires signalées par les évaluateurs.

Voici les étapes suivies pour évaluer une demande durant la réunion :

  1. L’évaluateur principal résume oralement les forces et les faiblesses de la demande, en abordant chaque critère, un par un, ainsi que les points soulevés dans le rapport des trois répondants. Cette étape devrait prendre environ trois minutes.
  2. L’évaluateur secondaire formule des commentaires, au besoin, pour indiquer s’il est d’accord ou non avec l’analyse de l’évaluateur principal. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
  3. Le troisième lecteur, s'il y a lieu, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la demande, en se concentrant particulièrement sur le troisième critère de sélection (Engagement de l'établissement et synergie démontrée entre le candidat et les priorités stratégiques de l'établissement). Cette étape devrait prendre environ une minute.
  4. Le lecteur invité, s'il y a lieu, ajoute ensuite tout autre renseignement qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la demande. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
  5. L'expert invité, s'il y a lieu, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité afin d'évaluer la demande, en mettant l'accent sur les composantes autochtones de la demande. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
  6. Les autres membres du comité peuvent faire des commentaires ou poser des questions afin de clarifier l'information présentée par les évaluateurs, les lecteurs ou les experts invités, ce qui peut générer une discussion au sein du comité.
  7. Le comité parvient à un consensus sur la note finale à accorder à la demande, en tenant compte des commentaires fournis par les évaluateurs principaux et secondaires, ainsi que par les lecteurs et les experts invités. On s'attend à ce que le comité de sélection fasse consensus sur la note attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la note finale attribuée à la demande. Remarque : Pour qu'une demande soit considérée comme admissible à un financement, elle doit obtenir une note moyenne d'au moins 5,1 pour chacun des trois critères.
  8. Lorsque toutes les demandes ont été débattues et ont reçu une note, le classement des demandes est passé en revue afin d'établir le seuil de qualité pour le financement (en dessous duquel les demandes seront jugées insatisfaisantes pour recevoir du financement dans l'éventualité où des fonds devenaient disponibles) et briser l'égalité dans les notes entre la demande au 23e rang —ou dans le cas du comité octroyant la 70e bourse, la demande au 24e rang—et les demandes atteignant le seuil de qualité.

Après le concours, la note finale attribuée à une demande par le comité pour chaque critère est mise à la disposition du candidat. Cela constitue une rétroaction aux candidats sur les forces et les faiblesses relatives de leur demande et sur leur classement relatif. Les membres du comité ne présentent pas de commentaires écrits sur des demandes individuelles.

Le classement final de toutes les demandes est présenté au comité directeur des PTO en vue d’obtenir son approbation.

Tout commentaire sur le processus de sélection devrait être porté à l’attention de l’administrateur de programme du comité.

3.2.2 Formulation des recommandations de financement

Le comité de sélection de chaque organisme produit son classement final et établit le seuil de qualité pour le financement.

Le classement final de toutes les demandes produit par le comité de chaque organisme, y compris le seuil de qualité pour le financement éventuel de demandes « de remplacement », est ensuite présenté au comité directeur des PTO pour obtenir son approbation.

Dans l’éventualité où le personnel du Secrétariat Vanier-Banting offre une bourse au candidat suivant (lorsqu’une bourse a été refusée par un autre candidat), celui-ci ne descendra pas sous le seuil de qualité établi par le comité de sélection.

L’approbation donnée par le comité directeur des PTO est suivie de l’octroi de 70 bourses postdoctorales Banting.

3.2.3 Discussion sur les politiques

À la fin de la réunion du comité de sélection, une fois que les recommandations du comité ont été formulées, les membres sont invités à prendre part à une discussion sur les politiques. Cette discussion permet de faire des commentaires sur la qualité des demandes évaluées, d’offrir des suggestions pour améliorer le processus d’évaluation et les politiques du programme, de signaler des besoins particuliers quant à la composition du comité, de discuter de la logistique du concours et des déplacements (y compris l’hébergement hôtelier), et de fournir une rétroaction sur les services administratifs offerts par le Secrétariat Vanier-Banting.

Remarque : Avant la réunion, les membres des comités sont invités à réfléchir au nom de personnes qui pourraient siéger à des comités dans l’avenir. Toute suggestion peut être communiquée à l’administrateur du programme.

3.3 Après la réunion du comité de sélection

3.3.1 Préparation et présentation du rapport du président

Après la réunion, en consultation avec les membres du comité de sélection et le personnel du Secrétariat, le président prépare et soumet son rapport.

Le rapport sert à communiquer les recommandations du comité de sélection, ses commentaires et toute suggestion visant à apporter des améliorations au processus du concours et aux politiques du programme.

En plus de la liste montrant le classement final de toutes les demandes, ce rapport devrait renfermer au besoin :

Le rapport est présenté au comité directeur des PTO.

4. Politiques et lignes directrices

En plus des lignes directrices concernant les conflits d’intérêts énoncées dans la section précédente, les membres des comités de sélection sont priés de garder à l’esprit les politiques et les lignes directrices suivantes au moment d’évaluer les demandes.

4.1 Confidentialité des documents relatifs aux demandes

Une fois connectés à RechercheNet, les utilisateurs devront lire  et accepter l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs, qui décrit les attentes et les exigences des trois organismes.

Les documents relatifs aux demandes sont remis aux membres des comités en toute confidentialité et doivent être utilisés uniquement à des fins d’évaluation. Par exemple, les membres de comité doivent éviter de sauvegarder des documents confidentiels sur des réseaux partagés et/ou sur des services infonuagiques. En outre, les documents dont un membre du comité n’a plus besoin doivent être détruits de façon sécuritaire (c.-à-d. déchiquetés). Les cartables, les dossiers, les notes personnelles et les évaluations doivent être remis au personnel du Secrétariat Vanier-Banting à la fin de la réunion. Si, après le concours, le Secrétariat a besoin de l’aide des membres de comité pour un complément d’information sur un dossier en particulier, ces derniers recevront une nouvelle copie des documents pertinents.

4.2 Confidentialité des recommandations

Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le comité directeur des PTO, qui peut les modifier pour des raisons de budget, d’erreurs administratives ou de non-conformité au programme et aux politiques de l’organisme subventionnaire.

Tous les sujets traités durant les réunions ou les téléconférences du comité de sélection sont confidentiels. La responsabilité d’informer les candidats des résultats des délibérations du comité revient au Secrétariat Vanier-Banting, une fois que le comité directeur des PTO a donné son approbation officielle.

Les demandes sont confidentielles et ne doivent pas faire l’objet de discussions avec d’autres ou être divulguées. Toute communication de renseignements au candidat doit se faire par l’entremise du Secrétariat.

Les résultats du concours ne peuvent pas être dévoilés par les membres du comité avant l’annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat ou un représentant d’un établissement approche un membre du comité au sujet d’une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser d’en discuter et orienter la personne vers le Secrétariat. Le personnel de l’organisme assurera la liaison entre le comité de sélection des bourses postdoctorales Banting et le candidat.

4.3 Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels, du Canada stipule que les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent être utilisés qu’aux fins de l’évaluation des demandes et de la prise de décisions de financement. L’utilisation ou la divulgation de ces renseignements à toute autre fin est illégale.

Les renseignements personnels demandés à cette fin doivent être recueillis directement auprès de la personne concernée. Ils peuvent provenir d’autres sources seulement dans le cadre du processus d’évaluation officiel. Pour cette raison, le comité de sélection de bourses postdoctorales Banting ne doit pas se servir ni même tenir compte des renseignements au sujet d’un candidat qui ont été obtenus indépendamment.

Étant donné le grand nombre de demandes, les membres des comités de sélection ne seront pas tenus de fournir des évaluations écrites pour chaque demande individuelle. Les candidats ont un droit d’accès à l’information conservée par le Secrétariat Vanier-Banting concernant leur demande, mais ils n’ont pas le droit de connaître le nom de personnes qui ont évalué la demande.

La composition des comités de sélection sera affichée sur le présent site Web environ 60 jours après l’annonce des décisions relatives au financement.

Il est important que les membres du comité respectent strictement les lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

4.4 Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités des organismes subventionnaires fédéraux sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. La Loi a pour objet de donner effet au principe selon lequel tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, devraient avoir le droit à l’égalité des chances d’épanouissement, indépendamment des considérations fondées sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation familiale, les caractéristiques génétiques ou l’état de personne graciée. Une distinction fondée sur la grossesse ou l’accouchement est réputée être fondée sur le sexe.

4.5 Langues officielles

Les organismes subventionnaires fédéraux, comme toutes les autres institutions fédérales, jouent un rôle clé dans l’application de la Loi sur les langues officielles. Les organismes sont notamment tenus de veiller à ce que :

Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s’assurer que leurs comités et leur personnel sont pleinement informés de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles, en remettant aux employés et aux membres des comités de sélection de la documentation à ce sujet et en joignant des lignes directrices pertinentes dans les instructions destinées aux comités de sélection.

Conformément à leur offre active de services bilingues, le Secrétariat Vanier-Banting s’efforcera de nommer autant que possible à leurs comités de sélection des spécialistes possédant les compétences linguistiques requises.

Les comités de sélection des bourses postdoctorales Banting doivent s’assurer que toutes les demandes sont pleinement évaluées (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l’effort à consacrer aux demandes de qualité inférieure), indépendamment de la langue officielle dans laquelle elles sont présentées. Dans certains cas, ils devront peut-être consulter le personnel du Secrétariat pour trouver des membres possédant les compétences linguistiques requises.

4.6 Considérations d’ordre éthique

Il est important que les membres des comités préviennent le personnel lorsqu’ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se présenter :

Si un membre a des préoccupations d’ordre éthique, il doit en discuter sans délai avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting afin de déterminer s’il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l’attribution de la bourse postdoctorale devrait être reportée jusqu’à ce qu’il ait été résolu. Pendant ce temps, l’évaluation des demandes devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

4.7 Conduite responsable de la recherche

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont défini leurs attentes en matière d’intégrité scientifique dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Recherche

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat Vanier-Banting, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité à la politique en matière d'intégrité. Si, au cours du processus d’évaluation, les membres d’un comité constatent un manque d’intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire enquête. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation, ni faire l'objet de discussions en comité.

Au cours du processus d’évaluation, il est possible qu’un membre d’un comité soit confronté à un cas d’inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou un autre problème tel qu’un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d’un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre du comité doit en aviser l’administrateur du programme le plus rapidement possible.

Processus d’évaluation et de sélection

Le Secrétariat Vanier-Banting s’attend à ce que la plus haute norme d’intégrité soit respectée dans le déroulement du processus d’évaluation qu’ils gèrent. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche précise que les renseignements fournis par les candidats pour les besoins de l’évaluation et de la sélection ne peuvent pas être utilisés par les évaluateurs sans leur permission. De plus, les membres des comités doivent aviser l’organisme subventionnaire fédéral concerné s’ils se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts, d’ordre financier ou autre, qui pourrait influencer la décision du Secrétariat de les laisser évaluer la demande en question. Les membres des comités doivent respecter le caractère confidentiel des documents relatifs à la demande et déclarer les situations de conflits d’intérêts. Si les membres du comité prennent connaissance d’une situation qui viole l’intégrité du processus d’évaluation, ils doivent en discuter immédiatement avec le personnel du Secrétariat.

5. Composition des comités de sélection

5.1 Processus de recrutement

Les organismes subventionnaires fédéraux demandent régulièrement aux universités, aux entreprises et aux gouvernements de leur proposer les noms de personnes qui pourraient siéger à leurs comités de sélection. Les anciens membres et les membres actuels des comités et le personnel du Secrétariat Vanier-Banting proposent aussi des candidatures.

Le personnel du Secrétariat prépare la liste des candidats qui seront affectés à chaque comité sous réserve de l’approbation de l’administration du Secrétariat Vanier-Banting. Les présidents des comités sont habituellement choisis de façon similaire parmi les anciens membres ayant siégé à des comités pour un ou plusieurs concours.

5.2 Critères de sélection des membres

L’excellence universitaire et l’excellence en recherche constituent le plus important critère de sélection des membres des comités. La valeur du processus d’évaluation repose sur la crédibilité des membres des comités, et sur leur expertise et leur productivité reconnues dans leur domaine. Bien que chaque comité soit représentatif de la communauté qu’il sert, on ne s’attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. La composition des comités vise à assurer :

5.3 Durée du mandat

Une rotation des membres et le renouvellement de la composition des comités sont essentiels pour garantir le dynamisme des comités. La rotation des membres est essentielle parce qu’elle permet d’élargir la représentation des établissements et de se doter d’une expertise complémentaire. Cependant, une certaine continuité dans le renouvellement des membres est aussi souhaitable puisque la présence de membres expérimentés au sein des comités permet d’assurer l’uniformité du processus de sélection et facilite la formation des nouveaux membres.

Les membres du comité de sélection n’y siègent habituellement pas plus de trois années consécutives. La prolongation d’un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Tout membre ayant terminé son mandat de trois ans peut être nommé président pour une autre période de deux ans.

Dans des circonstances normales, environ le tiers des membres quittent leurs fonctions chaque année.

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